Riktlinjer för utformning av effektiva formella meddelanden

Kärnkomponenter i ett standardmeddelande

Organisationens namn: Namnet på det utfärdande organet eller institutionen finns högst upp i dokumentet.
Dokumentetikett: Ordet "NOTICE" skrivs med versaler för att ge omedelbar identifiering av dokumenttypen.
Publiceringsdatum: Utgivningsdatumet registreras på vänster eller höger marginal för att fastställa en tidslinje för informationen.
Ämnesrubrik: En kortfattad rubrik anger det specifika ämnet, vilket gör att läsarna snabbt kan identifiera relevansen.
Kroppens stycke: Det här avsnittet innehåller kärnbudskapet och svarar på de grundläggande frågorna om vem, vad, var, när och varför.
Behörig undertecknare: Dokumentet avslutas med namnet och den officiella ställningen för den person som är ansvarig för tillkännagivandet.

Definiera det primära syftet med tillkännagivandet och identifiera den specifika grupp människor som behöver ta emot informationen.
Skapa en tydlig rubrik som sammanfattar hela meddelandet med några få beskrivande ord.
Ange omedelbart huvudhändelsen, instruktionen eller nyheterna i den inledande meningen i texten.
Lista alla relevanta logistiska detaljer, inklusive specifika kalenderdatum, exakta tider och exakta platser eller mötesplatser.
Tillhandahålla instruktioner för eventuella nödvändiga uppföljningsåtgärder, som registreringsdeadlines eller kontaktprocedurer.
Granska texten för att säkerställa att tonen är professionell och att inga väsentliga detaljer saknas.

Kategori	Primär målgrupp	Typiskt innehåll	Obligatoriskt format
Internt meddelande	Personal eller studenter	Möten, schemaändringar eller interna evenemang	Standardinstitutionell mall
Offentligt meddelande	Allmän befolkning	Regler, miljövarningar eller offentliga auktioner	Layout för tidning eller officiell bulletin
Juridiskt meddelande	Särskilda juridiska personer	Avtalskrav eller lagstadgade varningar	Strikt formell juridisk dokumentation

Använd ett neutralt och objektivt perspektiv för att säkerställa att informationen förblir saklig.
Håll språket enkelt och direkt för att säkerställa att budskapet är tillgängligt för en bred publik.
Undvik användningen av personliga pronomen som "jag" eller "vi" för att upprätthålla en formell dokumentstruktur.
Bislut meddelandet inom en definierad ram eller ruta för att skilja den från annan omgivande text.
Använd punktpunkter när du listar flera objekt eller datum för att förbättra skanningsbarhet och tydlighet.